Votre agence événementielle, pilotée comme vos événements.
Vous excellez dans l'exécution des événements de vos clients, mais votre propre croissance passe toujours après le prochain montage. Nous prenons ce rôle : acquisition de nouveaux clients, structuration des opérations et pilotage, par une équipe qui a organisé des salons et géré des budgets clients à sept chiffres.
- Terrainune équipe passée par l'événementiel
- B2Bacquisition de clients entreprises
- Opsprocess et pilotage structurés
Le cordonnier de l'événementiel est le plus mal chaussé.
Une agence événementielle vit dans l'urgence des événements de ses clients : le commercial se fait entre deux montages, les process tiennent dans la tête des fondateurs, et la croissance dépend du bouche à oreille. Dès que l'activité monte, tout craque en même temps.
Une prospection en dents de scie
Quand les événements s'enchaînent, plus personne ne prospecte. Quand ils se calment, le pipeline est vide. Votre chiffre d'affaires fait le yo-yo au rythme de votre charge.
Des process qui tiennent dans les têtes
Briefs, prestataires, devis, rétroplannings : tout repose sur l'expérience de quelques personnes. Chaque recrutement coûte des mois de transmission, chaque absence met un projet en risque.
Une rentabilité par événement invisible
Entre les achats, les heures passées et les imprévus, difficile de savoir ce que chaque événement rapporte vraiment. On enchaîne les projets sans savoir lesquels font la marge.
Ce que vous vivez, et ce qu'on met en place.
Le niveau de structuration que vous apportez à vos clients, appliqué à votre propre agence.
- Ce que vous vivez
« Mon pipeline fait le yo-yo. »
La prospection s'arrête à chaque pic d'activité.
Ce qu'on met en placeUne acquisition qui tourne sans vous
Campagnes B2B ciblées (Search, LinkedIn) sur vos formats à plus forte marge, tunnels de demande de devis et relances automatisées. Le pipeline se remplit même pendant vos montages.
- Search B2B
- Relances auto
- Ce que vous vivez
« Tout repose sur deux têtes. »
Process non écrits, transmission lente, risque permanent.
Ce qu'on met en placeDes opérations structurées
Process documentés (brief, devis, production, clôture), CRM adapté au cycle événementiel, coordination des prestataires cadrée. L'agence tient debout sans dépendre d'une personne.
- Process
- CRM
- Prestataires
- Ce que vous vivez
« Je ne connais pas ma marge par événement. »
Achats, heures et imprévus rendent la rentabilité illisible.
Ce qu'on met en placeUn pilotage par la marge
Suivi de rentabilité par événement et par typologie : achats, temps passé, marge réelle. Vous savez quels formats font vivre l'agence et lesquels la fatiguent.
- Marge / projet
- KPI
- Arbitrages
- Ce que vous vivez
« Je n'ai pas le temps de piloter tout ça. »
La direction est absorbée par la production.
Ce qu'on met en placeUne direction growth & ops externalisée
Nous prenons le pilotage : priorités, budgets, indicateurs, points réguliers. Vous restez concentrés sur vos événements, la machine avance quand même.
- Direction externalisée
- Pilotage
- KPI
De l'urgence permanente à l'agence pilotée.
Quatre étapes, au rythme de votre saisonnalité événementielle.
- 01Semaine 1 à 2
Diagnostic
On cartographie votre portefeuille, vos formats, vos marges et vos process réels. On identifie ce qui rapporte, ce qui fuit et ce qui repose sur des têtes.
- 02Semaine 2 à 4
Acquisition
Ciblage des typologies d'événements à plus forte marge, campagnes B2B, tunnel de demande et relances. Le pipeline se remplit en continu.
- 03Selon périmètre
Structuration
Process documentés, CRM calé sur le cycle événementiel, coordination prestataires. La production devient répétable.
- 04En continu
Pilotage
Marge par événement, pipeline, charge : un tableau de bord et des points réguliers. Vous décidez avec des chiffres.
Une agence qui grandit sans casser.
Effets constatés quand une agence structure son acquisition et ses opérations. Variables selon votre point de départ et votre saisonnalité.
- Continupipeline commercialmême pendant les pics de production
- Margepar événement connueachats, heures, imprévus inclus
- 100 %des process documentésl'agence ne dépend plus d'une tête
- 1tableau de bordpipeline, charge, rentabilité
J'ai passé des années à piloter des salons et des événements avec des budgets clients à sept chiffres : je sais ce que l'urgence permanente fait aux agences. La structuration n'enlève rien à la créativité, elle lui donne les moyens de durer.
Tiphanie GalassoCo-fondatrice, EclixiaEclixia, agence marketing à Lyon
Les questions que se posent les agences.
Vous connaissez vraiment l'événementiel ?
Oui, de l'intérieur. Notre co-fondatrice a été chef de projet événementiel national (salons, stands, budgets clients de plusieurs millions d'euros) et a coordonné la communication d'un des plus grands salons professionnels européens. On parle votre langue, celle du rétroplanning et du montage à J-1.
On est débordés, comment travailler avec vous ?
C'est précisément le principe : nous prenons en charge la croissance et la structuration pour que vous restiez sur la production. On cale les chantiers sur votre saisonnalité, jamais pendant vos pics.
L'acquisition B2B fonctionne-t-elle pour de l'événementiel ?
Oui, à condition de cibler par typologie d'événement et par fonction (RH, direction commerciale, communication) plutôt que de vendre « de l'événementiel » en général. On concentre le budget sur les formats où votre marge est la meilleure.
Par quoi commencer : acquisition ou structuration ?
Le diagnostic tranche. Si le pipeline est vide, on commence par l'acquisition ; si vous refusez des projets faute d'organisation, on structure d'abord. Souvent, on mène les deux en parallèle à petite échelle.
Quel engagement demandez-vous ?
Une mission initiale d'un trimestre, le temps de poser le diagnostic et les premières briques, puis une reconduction au mois. Pas de contrat léonin.
Une autre question ?
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